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連絡手段を統一、効率的な連絡・確認が実現！
非常時の連絡・報告もスムーズに

宮崎県内で障がい者、高齢者向け福祉事業を展開する社会福祉法人善仁会では、本部事務局から従業員への連絡手段に、各施設内の掲示板への貼り紙やメールなどを併用。その他、重要な通達についてはeラーニングを活用するなど、複数の連絡手段を使用しており、各従業員への情報伝達が煩雑になっていることに課題を感じていました。そんな中、elganaを導入したことで連絡手段が一元化され、事務作業の大幅な効率化に成功。今回はelganaの導入経緯から具体的な効果について、実際の活用事例を含めてお話を伺いました。

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本部事務局　次長　髙橋 幸司氏
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宮崎県内で複数の福祉施設を運営。
自立支援に向けた事業展開も計画

事業内容について

当法人は1973年に社会福祉法人「宮崎更生センター」、1974年に「特別養護老人ホームわにつか荘」を設立して以来、宮崎県内で障がい者のリハビリテーションセンターや高齢者向け福祉施設を開設、運営してきました。善仁会を設立したのは2005年で、現在は宮崎市内にて「特別養護老人ホームわにつか荘」、「障がい者支援施設宮崎リハビリテーションセンター」、児湯郡木城町にて「複合型福祉施設仁の里」を運営。「特別養護老人ホームわにつか荘」では介護老人福祉施設の運営だけでなく、いわゆる施設を短期間利用するショートステイやデイサービスなど、利用者の状況に応じた多様なサービスを提供できる体制を整えています。また、「複合型福祉施設仁の里」には「障がい者支援施設愛生園」に加えて「特別養護老人ホーム仁の里」があり、高齢者と障がい者のサービスを一体的に運営しています。

また、高齢化が進む宮崎県西都市の東米良地域でデイサービスを展開、現地のNPO法人とタイアップして子育て支援や高齢者の移動支援も手掛けています。さらに、「障がい者支援施設宮崎リハビリテーションセンター」においては、障がい者の職業訓練、自立支援に向けた事業展開を計画しています。

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特別養護老人ホームわにつか荘　総務課長　
馬氷 裕一朗氏

このほか、連絡手段は各施設の掲示板への貼り紙やメールなどを併用。様々な連絡手段を用いていたのは、従業員の年齢層が20～80代と幅広く、スマートフォンなどの扱いに不慣れな従業員もいたためです。業務連絡用に個人のアカウントを使ったプライベートチャットによるチャットグループを作る部署もありましたが、プライベートのアカウントを使うことで公私が曖昧な情報共有の場が生まれることへの懸念もありました。こうしたことで悩んでいた時に、東米良地域の村おこし事業で知り合ったＮＴＴグループの営業担当者から当法人の課題に対してelganaを提案いただき、連絡手段を一元化し業務の効率化とコミュニケーションの円滑化を進めるべく、2021年1月にＮＴＴグループのビジネスチャットelganaを導入しました。

elganaで情報や資料を共有することでペーパーレス化が促進。
非常時の連絡ツールとしても効果を実感

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elganaは主に行政からの重要な通知や本部事務局からの連絡事項を発信し、従業員の閲覧状況を確認するツールとして活用しています。これまで紙で配布していた文書は、画像として添付することで、スマートフォンでも手軽に確認できるようにしました。利用する従業員の平均年齢は44歳。スマートフォン使用が不慣れな60代以上の従業員でも、スマートフォンに送られてくる文書の画像確認は容易であるため、これまでの紙の配布と同じように閲覧し、内容を確認してもらうことで連絡漏れ防止に役立っています。また、わにつか荘ではこれまで従業員の勤務表を毎月印刷・配布していましたが、elganaでの共有が進んだことで配布枚数は80枚から20枚となり、60枚も減りました。このほか、職員会議の様子や研修の動画のURLを従業員へ気軽に共有しやすくなり、閲覧回数も増えましたね。

またelganaは、個人のメールアドレスなどを使わずに業務連絡専用ツールとして使えるため、個人のメールアドレスやアカウントを職場で開示することに抵抗がある、特に若い世代の従業員も安心して利用でき、若い世代も含めた部署内での情報共有やコミュニケーションがスムーズになりました。
部署単位では、従業員の急遽な欠席連絡といった情報を部署内で共有するのにも活用されているようです。

このほか、導入して良かったのが認知症捜索訓練や災害時対応の訓練です。認知症を罹患されていて、行方不明になってしまった方がいると想定した捜索訓練で、行方不明になってしまった方の顔写真などの画像ファイルや情報を迅速かつ確実に全従業員へ発信できるため、いざというときにとても頼りになるツールだと実感しました。

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今後の展望

当法人は現在、社会福祉法人として、障がい者の本格的な職業訓練、自立支援という新たな取り組みに着手するべく準備を進めています。まずは、宮崎県西都市の中山間地域、高齢化で人口減少が進む東米良地域の村おこしの一環として、ドローン操作に関わる資格を取得するための学校を作る予定です。その学校で、障がい者のドローン操作資格の取得支援をしたいと考えています。

たとえば農薬散布など、ドローンを使った仕事の需要は今後、拡大していくと期待されており、障がい者が資格を取得してドローン操作ができるようになれば、本格的な自立への新たな道が開けます。この事業は1年前から準備を進めており、われわれでまずドローン操作に関わる資格を取り、ようやくインストラクターとして生徒に教えられるところまできました。将来的な自立を想定した、より本格的な職業訓練で、障がい者の方が輝ける場を作っていければと考えております。

新たな事業を手掛けていくには、これまでより一層、連絡・管理業務の効率化が必要になります。elganaには今後の機能拡充と、さらなる業務効率化への貢献を期待したいですね。

社会福祉法人 善仁会について

当時宮崎県では初であった社会福祉法人の合併（社会福祉法人愛生会および社会福祉法人興陽会）により、に新たに設立された法人。宮崎市田野町、清武町および児湯郡木城町の３拠点にて、特別養護老人ホームや障がい者支援施設を運営する。

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導入事例一覧

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  • 導入後の登録代行

    • ・導入後お客さまで実施いただく登録作業の代行も可能です。
    • ・異動、退社に伴う運用途中での変更登録代行や、ご要望に応じて維持運用のまるごとおまかせも可能です。

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FAQ

料金

料金はかかりますか？
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは(まとめ) シヤチハタ X2キャップレスB 赤 特定記録 縦枠 X2-B-905V2 〔×3セット〕をご覧ください。
までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型（SaaS）ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか？
できません。
アプリは、Windows（PC）でも使えますか？
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「トラスコ中山 ボールキャスター スチール製ボール 上向用 T-5L5B [A050207]」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
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トーク

グループトークに人数制限はありますか？
制限値は1000です。　対象バージョン：ver1.2～
既読表示はありますか？
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか？
可能です。

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■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式（管理者が許可したもの）が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク（トークルーム）に保存期限はありますか？
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
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セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか？（マルチデバイス）
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
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2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか？
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか？
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン：ver1.2～
データ暗号化形式について教えてください。
端末－サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか？
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS（ISO27001）の認証を取得した国内のＮＴＴグループデータセンターに収容しています。 （詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。）

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか？
テキストメッセージ／スタンプ／写真・画像・動画／その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか？
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか？
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細（依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど）

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

１ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか？
組織は５階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか？
プッシュ通知の通知設定が可能です。 （通知オン／通知オフ／午前7時まで通知オフ）
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
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CSVインポートによる一括登録／編集が可能です。 ユーザ情報の変更（既存情報への上書き）、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか？
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

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  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
  • ※ NeWorkはＮＴＴコミュニケーションズ株式会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境（モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など）により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境（OS、ブラウザ）※1※2

ユ｜ザ｜側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
（Androidアプリ） 		Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
（iOSアプリ） 		カーペット ラグマット ラグ 洗える 抗菌防臭 耐磨耗性 滑り止め モダン 円形 柔らか
PCブラウザでのご利用
（WindowsOS） 		Microsoft Edge最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
PCブラウザでのご利用
（MacOS） 		東京オートマック チーゼルワイス替刃 ＳＫ刃 刃巾80mm １枚 330-942
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
システム管理サイト
Windows 8.1 / 10
　Internet Explorer11
　Mozilla Firefox 最新版
  • ※1 Windows、Internet Explorer、Microsoft Edgeは米国Microsoft.Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
    Mozilla Firefoxは、米国 Mozilla Foundation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
    Android及びGoogle Chromeは、Google LLC.の商標または登録商標です。
    iOSは、Apple Inc.のOS名称です。iOSは、Cisco の米国およびその他の国における商標または登録商標であり、ライセンスに基づき使用されています。
    Safariは、米国ならびにその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。
  • ※2 あらゆる環境（利用端末、通信環境等）での動作・性能を保証するものではありません。
    一部端末では機能がご利用いただけない場合もございます。動作の確認にはフリープランをご利用ください。

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